Setting Up AceDraft for Teams: Admin Account, First Batch, Wallet and Reporting

Paying for a batch of seats puts nothing in your organisation's wallet. Two separate pots. The code that creates a batch after a payment writes seats, validity and free exports per student, and never touches the wallet balance — I read it again on 20 September 2026, because it's the first thing a finance person asks. So there's a step after the purchase that nothing prompts you to take.

Below are seven stages in the order an admin does them, each linking to the post that covers it. I read those posts and the code they cite on 20 September 2026 rather than setting up a real college, so take it as a map, not a stopwatch.

Key takeaways

• Your billing currency is set where you create the organisation, and can still move on a top-up started at a zero balance.
• A batch buys seats and free exports per student. The wallet pays for everything after those.
• Limitation: no menu entry points at moderator setup. That form is parked above the review requests queue.
• Limitation: the report has no date range. Every figure is lifetime.

Prerequisites. A work email you'll keep, two names ready (the organisation's and your first batch's), and a list of student addresses. Live checkouts appear at stages 3 and 5.

What does an organisation admin do, in order?

Create the admin account, name the organisation, buy a batch, import students, fund the wallet, add moderators, read the report. The first four hand off to each other. After that, nothing tells you to keep going.

Stage 1: Create the admin account

Sign-up on the Teams sign-in page makes an enterprise admin and signs you in. Creating an admin account and signing in covers the form and the reset flow. Neither students nor moderators sign up there. They're invited, and a moderator signs in with a temporary password.

Admins land on the dashboard, and until an organisation exists it holds one heading, Set up your organisation, and a Start onboarding button. That's the only hand-off the product makes for you.

Stage 2: Name the organisation

Step one wants a name and an optional logo URL; onboarding: your organisation and first batch walks both steps.

Do it from the country you expect to be billed in. The organisation stores a wallet currency resolved from where you appear to be, and your batches' export rate comes from the same source. Until 19 August 2026 that currency was hardcoded to dollars, so an India organisation could hold a dollar wallet while a rupee rate was subtracted from it. There's no switcher now, and one last chance to move it: a top-up started at a zero balance re-reads your country and rewrites both currencies. After a balance accrues, that's the unit you're in.

Stage 3: Buy the first batch

A batch is three numbers on a tier card: seats, months of validity, and free exports for each student. Name it first or no Buy button works. I'm quoting no figures; they load from the server.

Buy opens a real payment, and a completed one says "Batch created." and lands you on the dashboard. Later batches come from the Batches page, which also covers Current, Expired and the seat counts.

Stage 4: Import the students

Behind Manage users on a batch card you paste or upload rows of email,name. Adding students with a CSV covers the seat counter, skipped rows and conflicts.

Each person added gets the batch's free credits and a single-use sign-in link, emailed to them and printed beside their address. More rows than seats and the whole import is refused, nobody added.

Stage 5: Fund the wallet

A student's export spends their batch free credits first; once those are gone it's charged to your wallet at that batch's rate. An empty wallet is a refused export, and the student gets a vague apology while the reason is emailed to you.

Top up on the wallet page. The wallet: top-ups and paused exports covers the balance card and its badges. A completed top-up credits the balance and clears an export lock in the same write, and nothing else on your pages lifts that lock.

Before naming an amount, try the usage calculator, linked from the wallet page and from nothing in the side menu. It multiplies users by paid exports per user by the rate and subtracts no free credits.

Stage 6: Add moderators

Nothing in the admin menu says moderator. The form is parked at the top of the review requests page, above the queue, under a heading that just says Moderators, which is the hand-off I'd expect an admin to miss. Reading the queue and assigning a moderator covers the page it hides on.

Adding one takes a name and a work email, and shows you a temporary password once. The moderator is emailed that password and a sign-in link. Then press Grant access on a batch's users page, per batch, to let them see that batch's students.

Stage 7: Read the report

Five tiles for money and export counts, one row per batch, and an Export CSV button that builds the file in your browser. What the organisation report shows goes through every tile and column.

Two catches before you quote it upward. Every figure is lifetime, because neither query carries a date bound, so one term on its own means exporting twice and subtracting by hand. The Resumes column counts every resume a batch member has ever made, including work predating the batch.

Placements aren't in it. The app never records who got hired, and the page says so under the table.

What this doesn't do yet

Author's take

The decision I'd defend is keeping free credits and the wallet in separate pots. A college can buy a batch, hand it out and spend nothing further unless students export past their free credits.

Stage 6 is the one I'd change. I put the moderator form on the review requests page because that's where I was working that day, and it stayed. An admin who never opens that page has a workspace with no reviewers in it, and nothing says so.

Use this if one named person will own the workspace: buy seats, import the list, keep a balance in the wallet, and open the report when somebody above asks for a number.

Skip this if you're shopping for resume review software that arrives with someone else doing your setup. This is self-serve to the end, and the only sales-led door is the Custom tier's enquiry form.

Related

• A student's path through AceDraft for Teams, the same setup from the other side.
• The Teams dashboard, for seats taken and wallet health.
• Migration requests, for a student leaving with their work.